Jak sprawdzić kontrahenta?

Udana współpraca z partnerem biznesowym jest kluczem do sukcesu w każdej firmie. Jak sprawdzić kontrahenta, by uchronić się przed jego nieuczciwością? Na co zwracać uwagę, rozpoczynając współpracę z kontrahentem unijnym i podatnikiem VAT, co zrobić, gdy kontrahent nie płaci za fakturę oraz jakie programy pomogą szybko i skutecznie zweryfikować daną firmę? Sprawdź nasz poradnik.

Jak weryfikować kontrahentów?

Przed rozpoczęciem współpracy z daną firmą, warto sprawdzić zarówno kontrahenta polskiego, jak i unijnego czy zagranicznego. Dzięki temu unikniesz podpisania umowy z nieuczciwymi przedsiębiorcą oraz zniwelujesz ryzyko utraty pieniędzy lub towaru. Nie będziesz również ponosić odpowiedzialności podatkowej za zobowiązania nierzetelnej firmy. Sprawdzenie kontrahenta można wykonać za pomocą kilku sposobów. Poniżej najpopularniejsze metody weryfikacji firm.

Rejestry publiczne

  • Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – znajdziesz w niej m.in. informacje, czy dana jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka jest zarejestrowana, jak długo istnieje na rynku. Dowiesz się, jakie jest jej adres prowadzenia działalności i adres do doręczeń, aktualny status firmy, uzyskasz informacje o zawieszeniu lub upadłości firmy.
  • Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – przydatny do sprawdzania firm, które nie widnieją w CEIDG. KRS wskaże podstawowe dane kontrahenta, daty wpisu i wykreśleń, informacje dotyczące współwłaścicieli oraz osób upoważnionych do podpisywania umów. Znajdziesz w nim sprawozdania finansowe kontrahenta (każda spółka zobowiązana jest złożyć je raz w roku). KRS prowadzi także Rejestr Dłużników Niewypłacalnych.
  • Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON) – znajdziesz w nim m.in. dane spółek cywilnych, które nie widnieją w CEIDG.
  • Wykaz podatników VAT, tzw. Biała lista – to miejsce na sprawdzenie czynnego podatnika VAT oraz rachunków bankowych kontrahentów, które są zarejestrowane i zatwierdzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Na te rachunki możesz bezpiecznie wpłacać należności. Uwaga! Wpłata kwoty powyżej 15 000 zł na numer konta nieznajdujący się na Białej liście naraża Cię na ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za jego zaległości podatkowe z transakcji.

Urząd skarbowy

Możesz złożyć wniosek do Urzędu Skarbowego, by sprawdzić, czy kontrahent, z którym zawarłeś umowę, prawidłowo rozlicza podatki i inne deklaracje lub należności, do których jest zobowiązany. Otrzymanie zaświadczenia jest płatne.

Biura Informacji Gospodarczej

To miejsca, które gromadzą informacje o dłużnikach. Możesz w nich odpłatnie sprawdzić, czy Twój kontrahent zalega z należnościami. Najpopularniejszy w Polsce jest Krajowy Rejestr Długów. Funkcjonują również m.in.: Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor), Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG) oraz wywiadownie gospodarcze.

Jak sprawdzić kontrahenta unijnego?

Jeśli chcesz sprawdzić kontrahenta unijnego, np. z Czech, Niemiec czy Francji, możesz to zrobić w systemie VIES (VAT Information Exchange System) – wyszukiwarce prowadzonej przez Komisję Europejską. Znajdziesz w niej informacje, czy kontrahent unijny zarejestrowany jest jako firma dokonująca transakcji wewnątrzpodmiotowych i można zastosować do transakcji stawkę 0% VAT.

Jak sprawdzić zagranicznego kontrahenta?

By sprawdzić kontrahenta zagranicznego np. z Wielkiej Brytanii, Chin czy Stanów Zjednoczonych, możesz skorzystać z wyszukiwarki internetowej. Sprawdzisz w niej dane kontaktowe i siedzibę firmy oraz przejrzysz jej media społecznościowe i fora dyskusyjne. Możesz także sprawdzić, czy kontrahent figuruje w rejestrze firm obowiązującym w danym kraju. Innym sposobem jest znalezienie na Portalu Promocji Eksportu wskazówek dotyczących zasad prowadzenia działalności w kraju przedsiębiorcy. Możesz skorzystać również z odpłatnych usług międzynarodowej wywiadowni gospodarczej.

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci za fakturę

Nawet gdy weryfikacja kontrahentów przebiegnie poprawnie, zdarza się, że nie wywiązują się oni z zobowiązań. Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci faktury, a zwykłe telefoniczne i mailowe przypomnienia oraz ponaglenia nie działają? Możesz wysłać wezwanie do zapłaty listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (będziesz miał wówczas dowód przydatny w ewentualnej drodze sądowej). Kolejnym rozwiązaniem jest wstrzymanie lub rozwiązanie współpracy z nieuczciwym kontrahentem (jeśli jest długoterminowa) lub obciążenie go odsetkami z tytułu braku terminowej płatności. Jeśli zostaną spełnione odpowiednie warunki, nieuczciwi kontrahenci mogą zostać wpisani przez Ciebie do rejestru dłużników. W ostateczności pozostaje droga sądowa.

Jeśli masz wielu kontrahentów, dobrym pomysłem jest korzystanie z profesjonalnego programu księgowego jak temida.io, w którym nie tylko wystawisz faktury, ale również na bieżąco możesz monitorować transakcje i płatności kontrahentów. Ponadto, aplikacja ma funkcję windykacji długów, która pomoże wysyłać przypomnienia do kontrahentów o upłynięciu terminu płatności, następnie wezwanie do zapłaty i zlecenie windykacji.

Skorzystaj z temida.io

Nieuczciwi kontrahenci to problem wielu firm, a ocena ich wiarygodności jest bardzo czasochłonna (szczególnie gdy wymaga sprawdzenia informacji w wielu osobnych rejestrach). Jak szybko i bezpiecznie sprawdzić wiarygodność firmy? Skorzystaj z profesjonalnych usług i programów dostępnych online. Najczęściej wykorzystywanym jest system TMS (Transport Managing System), służący do zautomatyzowanej oceny podmiotów gospodarczych w czasie rzeczywistym. System TMS jest intuicyjny i funkcjonalny – dodatkowo łączy wszystkie niezbędne funkcje do zarządzania transportem. Podczas weryfikacji tworzony jest scoring na podstawie analizy danych szybko i wolno zmiennych. Dzięki niemu można uzyskać rzetelną i przejrzystą informację o potencjalnym kontrahencie oraz wykluczyć ze współpracy podmioty, które mogą okazać się nieuczciwe lub problematyczne.

Weryfikacja odbywa się przy wykorzystaniu algorytmu biorącego pod uwagę tysiące kryteriów oceny takich jak wskaźniki mikro- i makroekonomiczne, co daje możliwość zminimalizowanie ryzyka o 99%. Program przypisuje również limit kupiecki, a także ma funkcję alertów przy każdej zamianie statusu przedsiębiorcy i czarną listę nierzetelnych kontrahentów, co pozwala na swobodne zarządzanie całym procesem wyboru kontrahentów z jednej platformy.

Jest kilka sposobów na to, jak sprawdzić kontrahenta, lecz przy tym wszystkim nie można zapomnieć o zdrowym rozsądku. Jeśli firma na pierwszy rzut oka budzi Twoje podejrzenia, np. rejestracją działalności w egzotycznym kraju, nietypowo tanią ofertą czy nadzwyczajnie dużą liczbą opinii przy krótkim stażu działalności, zachowaj czujność, by uniknąć rozczarowania, straty czasu, kosztów, stresu i konieczności walki z nieuczciwym kontrahentem. Po wyeliminowaniu najbardziej oczywistych podmiotów warto skorzystać z profesjonalnych programów, które w szybki i skuteczny sposób sprawdzą kontrahenta pod względem finansowym i pozafinansowym i pomogą zapobiec podpisaniu z nim niekorzystnej dla Ciebie umowy.