Jak wdrożyć TMS w firmie?

Jak wdrożyć TMS w firmie?

Bez względu na to, czy Twoja firma jest duża, czy mała, wdrożenie systemu TMS przyniesie Ci wiele korzyści. Ułatwi planowanie i rozliczanie transportu, usprawni realizację zleceń oraz przyczyni się do lepszej obsługi klienta.

Musisz jednak wiedzieć, że wdrożenie TMS-u będzie procesem złożonym i wieloetapowym. Wymaga zaangażowania zarówno ze strony członków różnych zespołów, jak i managerów. Warto jednak poświęcić na to niezbędny czas i zasoby ludzkie, by w przyszłości uniknąć kłopotów z użytkowaniem systemu.

Zatem jak wdrożyć TMS w firmie? Przyjrzyjmy się poszczególnym etapom procesu.

System TMS – wdrożenie krok po kroku

Krok 1: Analiza potrzeb użytkownika

System TMS (Transportation Management System) to strategiczny element funkcjonowania przedsiębiorstw transportowych. Dlatego jego wdrożenie musi być poprzedzone szczegółową analizą procesów w firmie oraz określeniem oczekiwanych efektów.

W tym celu dostawca oprogramowania TMS współpracuje z przedstawicielami wszystkich grup użytkowników systemu, takimi jak: spedytor, księgowy czy administrator. Dzięki temu może zmapować istniejące systemy pracy poszczególnych działów i dostosować oprogramowanie do ich potrzeb. Efektem jest wdrożenie programu, który aktywnie wspiera pracowników w codziennych obowiązkach, zamiast utrudniać im zadania.

Krok 2: Testowanie prototypu

Zanim dostawca wdroży system, konieczne są specjalistyczne testy prototypu. W ten sposób specjaliści od wdrożenia zweryfikują, jak w praktyce sprawdzają się funkcjonalności dedykowane dla danego przedsiębiorstwa. Będą mogli również  zidentyfikować zagrożenia i błędy oraz wprowadzić potrzebne poprawki.

Na ten etap warto zarezerwować odpowiednio dużo czasu, by przetestować TMS w realnych, codziennych sytuacjach. Pozwoli to mieć pewność, że system działa płynnie i już na wstępie wyeliminować potencjalne problemy.

Krok 3: Wdrożenie systemu TMS i integracja rozwiązań istniejących w firmie

Dopiero na tym etapie TMS jest gotowy do wdrożenia. Dostawca zacznie od załadowania podstawowych danych, a następnie skonfiguruje wszystkie elementy przygotowanego rozwiązania. Cały proces zakończy się integracją z oprogramowaniem używanym do tej pory w firmie. W ten sposób TMS może wspierać działanie systemów księgowych czy pozwoli połączyć się z giełdą transportową.

Krok 4: Szkolenie użytkowników

Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje TMS, użytkownicy muszą dobrze poznać ten program. Dlatego ostatnim krokiem wdrożenia jest szkolenie pracowników. Dostawca zorganizuje w tym celu specjalistyczny kurs. Przygotuje on każdą z grup użytkowników do korzystania z różnych funkcjonalności oprogramowania. Przekaże Ci także dokumentację, dzięki której będziesz mógł przeszkolić kolejnych pracowników, gdy do zespołu dołączą nowe osoby.

Co musisz wiedzieć, wdrażając system do zarządzania transportem?

Wdrożenie systemu TMS nie odbędzie się z dnia na dzień. Cały proces może trwać kilka tygodni lub nawet miesięcy. Jednak czas i zasoby ludzkie, które zainwestujesz w implementację oprogramowania, zwróci się z nawiązką. Dzięki lepszej organizacji pracy łatwiej osiągniesz swoje cele biznesowe, a firma wypracuje większy zysk.