Metody weryfikacji kontrahenta

Przed rozpoczęciem współpracy z danym kontrahentem, warto upewnić się, że jest on wiarygodny i wywiązuje się z finansowych zobowiązań w terminie. Dowiedz się, jak sprawdzić kontrahenta na białej liście i w innych dostępnych miejscach oraz dlaczego warto skorzystać z profesjonalnych programów online, które szybko i skutecznie sprawdzą wiarygodność potencjalnego partnera biznesowego.

Sprawdzanie kontrahenta na białej liście podatników VAT

Biała lista to wykaz podatników VAT, który łączy aż trzy rejestry: podatników zarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru. Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście online? Wystarczy, że wpiszesz na dedykowanej stronie podatki.gov. dane podmiotu jak nr konta, NIP, REGON lub nazwa.  Dzięki temu poznasz dane kontrahenta (m.in. adres siedziby czy imiona i nazwiska osób go reprezentujących) i porównasz je z danymi wpisanymi na fakturze. Cenną informacją będzie też numer jego rachunku bankowego, potwierdzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na które możesz bezpiecznie przelewać pieniądze.

Sprawdzenie kontrahenta na białej liście jest ważne, ponieważ wpłacenie kwoty powyżej 15 000 zł na rachunek inny niż wskazany na białej liście sprawia, że zostaniesz solidarnie pociągnięty do odpowiedzialności w zakresie podatku VAT i nie będziesz mógł ująć poniesionego wydatku w kosztach uzyskania przychodu.

Sprawdzanie kontrahenta w rejestrach publicznych KRS i CEIDG

  • KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy to jeden z podstawowych rejestrów, w którym musi znaleźć się każda spółka prawa handlowego, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością akcyjna, komandytowa akcyjna, komandytowa lub spółka jawna. W rejestrze znajdziesz podstawowe dane podmiotu jak adres, forma działalności, data wpisu do rejestru oraz dane dotyczące osób upoważnionych do podpisywania umów, wysokość kapitału akcyzowego i informacje o złożeniu obowiązkowego rocznego sprawozdania finansowego. KRS prowadzi również Rejestr Dłużników Niewypłacalnych.
  • CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to obowiązkowe miejsce dla rejestracji jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółek cywilnych. Uzyskasz w nim podstawowe informacje dotyczące podmiotów, w tym adres prowadzenia działalności lub adres do doręczeń, alert o zawieszeniu lub upadłości podmiotu czy dane dotyczące postępowania naprawczego i restrukturyzacyjnego.

Sprawdzanie kontrahenta w Biurze Informacji Gospodarczej

BIG, czyli Biuro Informacji Gospodarczej to kolejny sposób na sprawdzenie firmy, a w szczególności jej wiarygodności finansowej. Dowiesz się, czy Twój potencjalny kontrahent wywiązuje się z zobowiązań finansowych. Najpopularniejsze jest w Polsce sprawdzenie firmy w KRD, czyli Krajowym Rejestrze Dłużników. Możesz skorzystać także z Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor) oraz Krajowego Biura Informacji Gospodarczej (KBIG).

Sprawdzanie kontrahenta – zaświadczenia z ZUS-u i Urzędu Skarbowego

By zweryfikować potencjalnego kontrahenta, możesz także złożyć wniosek do Urzędu Skarbowego. W ten sposób dowiesz się, czy dany podmiot właściwie się rozlicza, składa deklaracje oraz nie zalega z zapłatą należności. Jednak uzyskanie zaświadczenia jest możliwe tylko wtedy, gdy współpracujesz już z danym kontrahentem. Innym rozwiązaniem jest poproszenie potencjalnego partnera biznesowego o przedłożenie zaświadczeń potwierdzających brak zaległości w Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie.

Sprawdzanie kontrahenta w wywiadowniach gospodarczych

Wywiadownie gospodarcze to również dobre miejsca na sprawdzanie kontrahentów. Zazwyczaj świadczą one odpłatne usługi, w ramach których tworzą raporty o podmiotach gospodarczych (na podstawie wielu danych m.in. z CEIDG lub KRS, informacji z Internetu, prasy, publikacji czy biur informacji gospodarczej).

Sprawdzanie kontrahenta – giełdy długów

Możesz również sprawdzić, czy Twój kontrahent nie figuruje na giełdzie długów – większość z nich jest publicznie dostępna w Internecie. To miejsce, w którym wystawione są wierzytelności na sprzedaż, dlatego lepiej nie nawiązywać współpracy z podmiotem, który się na niej znajduje. Może bowiem okazać się niewypłacalny.

Sprawdzanie kontrahenta w Internecie

Internet również dostarczy Ci wielu cennych informacji na temat potencjalnego kontrahenta. Sprawdź przede wszystkim jego stronę internetową, portale społecznościowe oraz fora internetowe, opinie klientów i innych kontrahentów. Brak informacji lub zbyt wiele informacji mimo krótkiej działalności podmiotu może wzbudzić Twoje podejrzenia.

Nawet jeśli wiesz jak sprawdzić kontrahenta na białej liście podatników VAT, w KRS, KRS coraz w innych miejscach, to jest to niezwykle czasochłonne i nigdy nie da Ci wystarczającej pewności co do uczciwości potencjalnego partnera biznesowego. Weryfikacja kontrahentów to niełatwa i zajmująca procedura, której samodzielnie wykonanie dla wielu podmiotów jest niemal niemożliwe. Dlatego warto skorzystać z nowoczesnych rozwiązań online jak zautomatyzowany system TMS, które szybko i skutecznie weryfikuje dany podmiot na podstawie tysiąca  kryteriów oceny jak wskaźniki mikro- i makroekonomiczne, dając wynik w kilkadziesiąt sekund, a tym samym minimalizując ryzyko nawet o 99%.