TMS – co to jest?

Duże ułatwienie dla firm transportowych i logistycznych stanowi system TMS. Co to jest i jak on działa? TMS, czyli Transport Management System, jest systemem informatycznym, którego zadaniem jest uporządkowanie i uproszczanie wielu procesów wykorzystywanych w tych branżach. Należą do nich m.in. planowanie, monitorowanie przepływu towaru, rozliczanie oraz zarządzanie flotą pojazdów. Dzięki tej platformie logistycznej przedsiębiorstwa mogą uniknąć błędów wynikających z konieczności pracy z dużą liczbą zmiennych. W dalszej części tekstu wyjaśniamy, jak wybrać TMS oraz jakie system TMS ma zalety i wady.

Jak działa system TMS?

Wiele osób, które nie miały wcześniej do czynienia z tym rozwiązaniem może się zastanawiać: system TMS – co to właściwie jest i na jakiej zasadzie działa? To oprogramowanie do zarządzania transportem pozwala na zebranie informacji dotyczących całego łańcucha logistycznego w jednym miejscu oraz gwarantuje błyskawiczny wgląd do nich. Stanowi to dużą oszczędność czasu dla pracowników przedsiębiorstwa, którzy mogą uniknąć wymiany wielu wiadomości mailowych i uchronić się przed popełnieniem błędu przy przekazywaniu danych.

Na uporządkowaniu istotnych informacji skorzystają nie tylko duże firmy, ale również działalności rodzinne i mikroprzedsiębiorstwa. TMS wykorzystywany jest w wielu różnych branżach, np. w biznesie:

  • transportowym,
  • spedycyjnym,
  • handlowym,
  • produkcyjnym,
  • logistycznym.

Wdrożenie systemu TMS do pracy firmy pomaga poprawić jej efektywność na wielu polach. Specjalne funkcje zaimplementowane w oprogramowaniu pozwalają kontrolować i planować wszystkie najważniejsze procesy związane z działalnością tego typu przedsiębiorstw. Obieg dokumentów przewozowych czy analiza tras ulegnie znacznemu uproszczeniu, jeśli zdecydujesz się zamienić setki arkuszy kalkulacyjnych na jeden system TMS. W jego ramach możesz realizować wiele zadań ze sfery logistyczno-transportowej, a dodatkowo istnieje możliwość integracji go z innymi oprogramowaniami np. do księgowości. System TMS można uzupełniać również o dodatkowe moduły odpowiadającem potrzebom danego przedsiębiorstwa.

Jakie problemy rozwiązuje system TMS?

W pracy firm z branży bazujących na transporcie towarów zachodzą różne skomplikowane procesy, które obsługuje wielu pracowników. Łatwo w takiej sytuacji o kosztowne błędy – wystarczy, że zgubisz lub zapomnisz wystawić fakturę i zaczynają piętrzyć się kłopoty. Do tego, aby ich uniknąć, przyda się system TMS, który umożliwi zmniejszenie rozproszenia dokumentacji oraz poszczególnych zadań. Dzięki temu oprogramowaniu masz stały podgląd na zlecenie danego klienta, co pozwala na bieżące monitorowanie wszelkich aspektów działania Twojej firmy w tym zakresie. Przy większej ilości partnerów danych staje się tak dużo, że brak usystematyzowanych informacji znacząco obniża efektywność pracy.

System TMS – co to jest? Jest to przede wszystkim szansa na rozwiązanie wielu problemów, wśród których wyróżnić można:

  • realizację wielu zleceń jednocześnie,
  • dużą liczbę informacji i dokumentów, które muszą być odpowiednio nadzorowane i przechowywane,
  • zwiększone prawdopodobieństwo popełnienia błędu przez pracownika, ze względu na wielość zmiennych towarzyszącą zleceniom,
  • niską efektywność związaną z duplikowaniem zadań,
  • wyszukiwanie informacji wśród wielu stron dokumentacji w wersji papierowej.

Jak widać, TMS pozwala na optymalizację działań firmy pod wieloma względami, co sprawia, że staje się on dla niej wyjątkowo opłacalną inwestycją.

Zalety i wady systemu TMS

System TMS przynosi wiele korzyści firmom, w których został wprowadzony. Podstawowym plusem tego rozwiązania jest zwiększenie wydajności pracy przedsiębiorstwa. Dzięki wykorzystaniu jednej platformy logistycznej minimalizuje się czas poświęcony na poszczególne etapy organizacji łańcucha dostaw, a także zmniejsza liczbę błędów, które mogłyby powodować kolejne opóźnienia. Równie istotna jest możliwość stałego monitorowania procedury transportowej. Bieżący wgląd w czas odbioru i dostawy, poziom załadunku czy kwestię paliwa pozwala lepiej oszacować efektywność obranego modelu pracy. Daje to również szansę na klarowną odpowiedź w przypadku pytań klienta o losach jego przesyłki, co wpływa pozytywnie na renomę i zaufanie do firmy.

Nie tylko komunikacja z klientem ulega poprawie dzięki zastosowaniu systemu TMS. Lepsza nić porozumienia powstaje również między Twoim przedsiębiorcą a przewoźnikiem – pozwoli to na uniknięcie nieporozumień, zmniejszenie liczby reklamacji i zdobycie lepszych perspektyw na udaną współpracę w przyszłości. Warto wspomnieć również o automatyzacji części zadań w magazynach, co wpływa pozytywnie na tempo pracy. Dzięki bieżącemu monitorowaniu poziomu zapasów można w skuteczny sposób planować kolejne działania, unikając potencjalnych braków i zamówień zaległych.

Czy system TMS ma jakieś wady? Problem mogą stanowić bariery ludzkie związane z obawami załogi przed nowym narzędziem pracy. Niechęć do nauki innowacyjnych rozwiązań i paląca potrzeba pozostania przy tzw. starych, dobrych sposobach, mogą spowodować, że proces wdrażania TMS będzie przechodzić wolniej niż zakładasz. Kluczem to rozwiania wątpliwości kadry pracowniczej jest organizacja specjalnego szkolenia prowadzonego przez eksperta od systemów TMS, który klarownie wytłumaczy działanie oprogramowania i sprawi, że komfort pracy personelu wzrośnie. Innym kłopotem może być wybór wersji TMS bez dostępu online – w przypadku awarii systemu wszelkie dokumenty przechowywane w ten sposób będą niedostępne.

Jak wybrać system TMS?

Decydując się na korzystanie z systemu TMS, należy dopilnować, aby spełniał on kilka istotnych wymogów. Najważniejszym z nich jest oczywiście bezpieczeństwo – oprogramowanie nie może pozwolić na to, aby wyciekły z niego dane o klientach i transakcjach. Wysokiej klasy systemy TMS szyfrują informacje, co zapewnia skuteczny poziom ochrony. Innymi aspektami, na które należy zwrócić uwagę, zastanawiając się nad tym, jak wybrać system TMS, są:

  • dopasowanie funkcjonalności systemu do potrzeb firmy,
  • brak przesadnego skomplikowania,
  • dostępność online.

Jeśli nie wiesz, jak wybrać TMS, to skontaktuj się ze specjalistą, który pomoże dobrać odpowiednie rozwiązania dla Twojej działalności.

Jak wdrożyć system TMS w swojej firmie?

Odpowiedź na pytanie, jak wdrożyć TMS w swojej firmie, jest złożona, ponieważ sam proces jest wieloetapowy. Pierwszym krokiem jest analiza potrzeb użytkownika oraz wskazanie liczby pracowników, którzy będą korzystać z systemu. Znając oczekiwania użytkownika, producent systemu tworzy szczegółowy projekt TMS. W jego ramach bierze pod uwagę procesy, które realizuje firma, to jaki budżet jest w stanie przeznaczyć klient, a także jakie przyświecają mu cele. Kolejnym etapem są profesjonalne testy oraz wersja prototypowa, które sprawdzają funkcjonowanie oprogramowania w środowisku firmowym. Następnie integruje się system z innymi istotnymi programami np. do księgowości i rozważane są ewentualne dodatkowe funkcjonalności. Wdrożenie TMS kończy specjalistyczne szkolenie dla pracowników przeprowadzane przez firmę odpowiadającą za tworzenie systemu.

Ile należy zapłacić za system TMS?

Jednym z kluczowych aspektów dla przedsiębiorców, którzy chcą wprowadzić w swojej firmie system TMS, jest jego koszt. Cena, jaką przyjdzie im zapłacić, zależy od rodzaju oprogramowania, z jakiego będą korzystać oraz jego funkcjonalności. Wiele firm dostarczających systemy TMS oferuje pakiety miesięczne przygotowane do różnych typów klientów. Najmniej muszą wydać zazwyczaj ci, którzy posiadają niedużą flotę aut oraz pracowników będących korzystać z systemu, a ich oczekiwania względem funkcjonalności są ograniczone. Firmy decydujące się na dedykowane wersje oprogramowania muszą liczyć się z większym wydatkiem określanym indywidualnie po rozmowach z przedstawicielami producenta TMS. Najprostsza odpowiedź brzmi więc, że to jaki klient wybierze system TMS, determinuje jego koszt.

Podsumowanie

Wiesz już, co to jest system TMS, jak go wdrożyć i jakie są jego wady oraz zalety. Wybór właściwego rozwiązania jest niezwykle istotny, ponieważ pomoże ono Twojej firmie znacznie poprawić jej efektywność oraz generować większe przychody. Ważnym aspektem związanym z TMS jest jego kompleksowość i kompatybilność z innymi programami biznesowymi. Na jeszcze wyższy poziom wznosi się pod tym względem oprogramowanie Temida. Produkt ten łączy w sobie zalety systemów CRM oraz TMS i pozwala na skuteczną weryfikację partnera biznesowego. Jeśli zastanawiasz się, jak sprawdzić kontrahenta pod względem wypłacalności czy obecności na białej liście podatników VAT – Temida jest najlepszym rozwiązaniem. Dzięki niemu prawidłowo zaplanujesz przyszłe transakcje i wyeliminujesz ryzyko popełnienia błędu.

Sprawdź oprogramowanie Temida i zgłoś się do nas – zapewnij efektywną pracę swojej firmie i zapobiegnij współpracom z nieuczciwymi kontrahentami.