Weryfikacja kontrahenta VAT – jak zabezpieczyć się przed ryzykiem?

Każda nowa współpraca niesie pewne ryzyko. Dlatego jako przedsiębiorca chcesz mieć pewność, że robisz wszystko, by je zminimalizować. Jednym z najważniejszych kroków w tym kierunku jest weryfikacja kontrahenta VAT. To nie tylko Twój ustawowy obowiązek. W ten sposób upewniasz się, że nie trafiłeś na oszusta i dbasz o bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy.

Kiedy musisz sprawdzić podatnika VAT?

Najlepiej przed każdą transakcją. Zwłaszcza jeśli podejmujesz współpracę z nowym kontrahentem. Przepisy skarbowe nakładają odpowiedzialność za weryfikację podatników VAT na przedsiębiorców. Dlatego zawsze sprawdzaj, czy firma figuruje w rejestrze VAT. Tylko w ten sposób dochowasz należytej staranności wymaganej przez Urząd Skarbowy.

Warto weryfikować także status swoich obecnych kontrahentów. Każdy podatnik VAT czynny może w dowolnym momencie zostać wykreślony z rejestru. A jeśli nie odnotujesz tego faktu, narażasz się na kłopoty. Urząd Skarbowy może zakwestionować Twoje rozliczenie i nałożyć sankcje lub nawet zarzucić Ci próbę wyłudzenia podatku VAT.

Jak weryfikować podatników VAT?

Zajrzyj na białą listę podatników VAT

To narzędzie przygotowane na zlecenie Ministerstwa Finansów, by umożliwić przedsiębiorcom weryfikację kontrahentów. Biała lista podatników VAT zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych do VAT. Znajdziesz tam status firmy, podstawowe dane takie jak NIP, REGON czy adres, a także numer rachunku bankowego. Dzięki białej liście sprawdzisz, czy Twój kontrahent:

  • jest podatnikiem VAT czynnym, zwolnionym, czy został wykreślony z rejestru;
  • podał Ci prawidłowe dane swojej firmy;
  • na fakturze umieścił właściwy numer konta.

Wszystko to pozwoli Ci dokonać weryfikacji przedsiębiorcy i mieć pewność, że nie narażasz się na nieświadomy udział w nielegalnym procederze.

Sprawdź NIP kontrahenta

Jeśli masz wątpliwości, czy kontrahent podał Ci prawidłowe dane, możesz sprawdzić NIP firmy w Portalu Podatkowym. Znajdziesz tam informacje, czy numer identyfikacji podatkowej jest poprawny bądź czy w ogóle jest przypisany jakiejś firmie. 

Napisz do Urzędu Skarbowego

Co w przypadku, gdy pomimo podania prawidłowych danych, biała lista nadal zwraca wynik „nie figuruje w rejestrze VAT”? Złóż w Urzędzie Skarbowym wniosek o wydanie zaświadczenia o statusie podatnika VAT. W ten sposób będziesz miał pewność co do sytuacji kontrahenta oraz dochowasz należytej staranności wymaganej przez ustawodawcę.

Poszukaj opinii na forach branżowych

Warto przejrzeć także opinię o kontrahencie na forach branżowych czy w mediach społecznościowych. Przedsiębiorcy chętnie ostrzegają się nawzajem przed nieuczciwymi firmami, które nie płacą lub prowadzą niepewne interesy. To cenne źródło wiedzy, która może uchronić Cię przed stratami finansowymi oraz konsekwencjami natury prawnej.

Uczciwy podatnik VAT czy oszust? Rozpoznaj zagrożenie na starcie

Nie podlega dyskusji, że weryfikacja kontrahenta VAT jest obowiązkowa dla każdego przedsiębiorcy. Na szczęście możesz ułatwić sobie to zadanie. Zamiast szukać informacji w kilku źródłach, użyj systemu Temida. To oprogramowanie, które pozwoli Ci nie tylko zweryfikować status VAT kontrahenta, ale także w 30 sekund ocenić jego wiarygodność. Zobacz, jak działa program do weryfikacji kontrahentów Temida.