Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest, kiedy wchodzi w życie i jakie zmiany wprowadza?

Krajowy System e-Faktur to nowy pomysł rządzących na usprawnienie funkcjonowania faktur VAT w obrocie gospodarczym. Wprowadzenie go oznacza ważne zmiany dla przedsiębiorców i księgowości. Przeczytaj, czy jest obowiązkowy, kiedy wchodzi w życie i jak przygotować się do jego wdrożenia.

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

 Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSef, to rządowa platforma teleinformatyczna.

 Jego głównym zadaniem jest ujednolicenie i ustrukturyzowanie wystawiania oraz wymiany faktur VAT pomiędzy przedsiębiorcami, a także przedsiębiorcami a organami administracji skarbowej. Będzie również pomocny przy uszczelnianiu systemu podatkowego. 

 Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury oraz zostaje opatrzona unikatowym numerem. Dzięki temu wszystkie dokumenty wystawione w KSeF wyglądają w ten sam sposób. System zajmuje się także sprawdzaniem ich poprawności. Nowy system ma zapewnić optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.

Wprowadzenie powszechnego obowiązku korzystania z KSeF może być także korzystne z punktu widzenia windykacji. Dzięki jednolitym standardom wystawiania i przesyłania faktur, potencjalny dłużnik nie będzie mógł używać argumentu, że faktura do niego nie dotarła. 

Od kiedy Krajowy System e-Faktur?

 Od 1 stycznia 2022 r. z KSeF mogą korzystać podmioty zainteresowane. Jest to obecnie dobrowolne, a faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych.

 1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać wszystkich podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Od tego momentu dokumenty wystawione poza systemem nie będą uznawane za faktury.

 Przedsiębiorcy otrzymają jednak 6-miesięczny okres przejściowy, w czasie którego będą mogli wypracować nowe procedury i wyeliminować ewentualne błędy w księgowości. Po tym czasie, tzn. od 1 stycznia 2025 r., wystawienie faktury poza KSeF lub niezgodnie z obowiązującymi przepisami, będzie wiązało się z karą pieniężną – nawet do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.

Jak przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur?

 Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza duże zmiany dla księgowości. Warto przygotować się do nich już teraz, by 1 lipca 2024 r. płynnie zacząć stosować nowe przepisy. Jak to zrobić?

 Po pierwsze, przetestuj nowy system – od 2022 roku masz taką możliwość. Skonfrontuj go z dotychczasowymi procedurami i zaplanuj niezbędne zmiany. Zapewnij właściwe przeszkolenie pracownikom, którzy będą korzystali z KSeF. 

Zwróć uwagę na aspekty techniczne (rozwój dotychczasowego lub zakup nowego oprogramowania) oraz kwestie bezpieczeństwa danych. 

 Dzięki odpowiednio wczesnej implementacji zmian unikniesz dotkliwych kar finansowych, a Twoja księgowość będzie działała sprawnie, bez przerw i potknięć wynikających z pospiesznego wdrażania KSeF.