temida.io
Baza wiedzy
lip 5, 2021

Co to jest biała lista?

Co to jest biała lista?

Jednym z istotnych narzędzi służących do weryfikacji wiarygodności kontrahentów jest wprowadzona 1 września 2019 roku biała lista firm. Zastąpiła wtedy trzy stosowane do tamtej pory wykazy podatników VAT: zarejestrowanych, wykreślonych, a także przywróconych do rejestru. Od tego czasu możesz sprawdzić wszystkie niezbędne informacje o kontrahencie w jednym miejscu. Biała lista – co to jest, jak ją sprawdzić i kiedy to powinno się zrobić – odpowiedzi na te pytania znajdziesz w dalszej części tekstu.

 

Czym jest biała lista?

Biała lista jest wykazem informacji o podatnikach VAT, który umożliwia sprawdzenie związanych z nimi istotnych danych. Ta obszerna baza danych jest ogólnodostępna i bezpłatna – można ją znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, a także w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Za jej prowadzenie odpowiedzialny jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Oto co między innymi zawiera biała lista firm:

  • informację na temat tego, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
  • nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
  • przyznane numery NIP, REGON oraz KRS,
  • adres siedziby – w przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne,
  • imiona, nazwiska i numery NIP osób reprezentujących podmiot, prokurentów oraz wspólników,
  • wszelkie daty i dane dotyczące ewentualnego odmówienia rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia kontrahenta do rejestru podatników VAT oraz o podstawach prawnych tych decyzji,
  • potwierdzony numer rachunku bankowego, na jaki należy zapłacić należność kontrahentowi.

Co istotne, przy użyciu białej listy możesz zweryfikować status danego przedsiębiorstwa w konkretnym dniu nawet do 5 lat wstecz.

Prowadząc firmę, musisz istnieć w tym wykazie. Nie jesteś jednak zobowiązany do osobistej rejestracji, ponieważ tym zajmuje się szef Krajowej Administracji Skarbowej, który pobiera Twoje dane z rejestrów publicznych. W przypadku, gdy te informacje są błędne, możesz wystąpić do niego z wnioskiem o ich sprostowanie lub usunięcie.

 

Jak sprawdzać rachunek na białej liście?

Sprawdzenie rachunku na białej liście nie należy do trudnych zadań. Wszelkie dane zawarte w tym wykazie można odszukać, podając NIP, REGON lub nazwę firmy. W trakcie wpisywania „parametrów” system podpowiada firmy, które najlepiej do nich pasują. Wystarczy podać zaledwie 5 znaków z nazwy przedsiębiorstwa, by system wyświetlił pasujące wyniki. Gdy weryfikujesz natomiast osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG, musisz wprowadzić do wyszukiwarki imię i nazwisko przedsiębiorcy w okienku nazwy podmiotu.

Jeśli decydujesz się na sprawdzenie firmy na białej liście, wskaż dzień, na jaki mają być aktualne te informacje. W efekcie system generuje możliwe do wydrukowania potwierdzenie danych weryfikowanego podmiotu, a także Twój unikalny identyfikator wyszukiwania.

 

Kiedy należy sprawdzać białą listę?

Weryfikacja obecności kontrahenta na białej liście firm musi nastąpić w momencie, gdy dokonujesz płatności za fakturę wystawioną przez czynnego podatnika VAT. Osobistego sprawdzenia i ewentualnej odpowiedzialności za jego zaniechanie nie może zastąpić oświadczenie partnera biznesowego deklarującego obecność w wykazie. Co istotne, sprawdzenie rachunku na białej liście powinno nastąpić tego dnia, którego zlecany jest przelew. Jeśli kwota zostanie opłacona na inny rachunek, to nie będziesz mieć szansy na zaliczenie jej do kosztów uzyskania przychodu, a także poniesiesz ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe, w przypadku, gdy kontrahent nie opłaci należnego VAT od transakcji. Istnieje jednak możliwość uwolnienia się od tych sankcji – w ciągu trzech dni od dokonania przelewu na numer rachunku bankowego niewidniejący na białej liście firm poinformuj o tym fakcie urząd skarbowy właściwy dla sprzedawcy. W tym celu korzysta się z formularza ZAW-NR. Aby natomiast nie narażać swoich zleceniobiorców na zbędne problemy, w przypadku, gdy Twój numer rachunku się nie zgadza, zgłoś ten błąd do Naczelnika Urzędu Skarbowego.

 

Od jakiej kwoty należy sprawdzać białą listę firm?

Nie w każdej sytuacji przedsiębiorca jest zobligowany do posługiwania się białą listą firm. W takich przypadkach realizacja płatności na inny rachunek niż umieszczony w wykazie nie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Kiedy należy weryfikować rachunek? Musi to nastąpić w momencie, gdy transakcji dokonujemy z podatnikiem VAT zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT. Ważna jest również wysokość płatności – sprawdzenie rachunku bankowego na białej liście firm powinno nastąpić, jeśli dana kwota przekracza 15 000 złotych.

 

Skuteczna weryfikacja z Temidą

Wiesz już, co to jest biała lista firm, jak sprawdzić kontrahenta, jego numer rachunku bankowego widniejącego w wykazie oraz kiedy należy to zrobić. Dzięki tej ogólnodostępnej bazie możesz ocenić wiarygodność firm oraz ustrzec się przed nieuczciwymi praktykami. Dopełnisz również należytej staranności przy kontroli statusu kontrahenta, której wymagają przepisy skarbowe. Taka postawa zwiększa bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy oraz chroni ją przed negatywnymi konsekwencjami prawnymi.

Biała lista firm nie jest jedynym sposobem na to, jak zwiększyć bezpieczeństwo działań biznesowych. Warto zainwestować w inne metody, które jeszcze efektywniej umożliwią właściwe zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Doświadczeni specjaliści z firmy Temida oferują wysokiej jakości system klasy ERP, który w prosty sposób pomoże uniknąć współpracy z nieuczciwymi podmiotami. Dzięki niemu uzyskasz m.in.:

  • analizę przepływu pieniędzy,
  • fachową prognozę, która pozwala na lepsze zaplanowanie przyszłych działań z kontrahentami,
  • minimalizację ryzyka związaną z błędami ludzkimi.

Zapoznaj się z oprogramowaniem od Temidy i skontaktuj się z nami, a Twoje firma nie będzie narażona na nieszczerych i niewypłacalnych partnerów biznesowych.

Sprawdź możliwości Temida już dziś.

Zabezpiecz firmę - oszacuj ryzyko
Sprawdź bez zobowiązania
Masz pytania?
Zajrzyj do naszej
sekcji FAQ
FAQ
Lub skontaktuj się
z nami:
+48 732 081 703 info@temida.io