Co to jest biała lista?

Jednym z istotnych narzędzi służących do weryfikacji wiarygodności kontrahentów jest wprowadzona 1 września 2019 roku biała lista firm. Zastąpiła wtedy trzy stosowane do tamtej pory wykazy podatników VAT: zarejestrowanych, wykreślonych, a także przywróconych do rejestru. Od tego czasu możesz sprawdzić wszystkie niezbędne informacje o kontrahencie w jednym miejscu. Biała lista podatników VAT – co to jest, jak ją sprawdzić i kiedy to powinno się zrobić – odpowiedzi na te pytania znajdziesz w dalszej części tekstu.

Czym jest biała lista?

Biała lista jest wykazem informacji o podatnikach VAT, który umożliwia sprawdzenie związanych z nimi istotnych danych. Ta obszerna baza danych jest ogólnodostępna i bezpłatna – można ją znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, a także w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Za jej prowadzenie odpowiedzialny jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Oto co między innymi zawiera biała lista firm:

• informację na temat statusu podmiotu – czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy też figuruje jako podatnik VAT zwolniony; dane te dotyczą również przedsiębiorstw, których rejestracja została przywrócona,
• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• przyznane numery NIP, REGON oraz KRS,
• adres siedziby – w przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne,
• imiona, nazwiska i numery NIP osób reprezentujących podmiot, prokurentów oraz wspólników,
• wszelkie daty i dane dotyczące ewentualnego odmówienia rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia kontrahenta do rejestru, w którym znajdują się podatnicy VAT oraz o podstawach prawnych tych decyzji,
• potwierdzony numer rachunku bankowego, na jaki należy zapłacić należność kontrahentowi.

Co istotne, przy użyciu białej listy możesz zweryfikować status danego przedsiębiorstwa w konkretnym dniu nawet do 5 lat wstecz. Informacje, które zawiera biała lista firm, są aktualizowane raz na dobę, w dni robocze w godzinach 22.00-00:00.

Co powinien zrobić przedsiębiorca, aby znaleźć się na białej liście podatników VAT?

Prowadząc firmę, musisz istnieć w tym wykazie. Nie jesteś jednak zobowiązany do osobistej rejestracji, ponieważ tym zajmuje się szef Krajowej Administracji Skarbowej, który pobiera Twoje dane z rejestrów publicznych. W przypadku, gdy te informacje są błędne, możesz wystąpić do niego z wnioskiem o ich sprostowanie lub usunięcie.

Sprawdź także: Nieuczciwy kontrahent

Jak powinien postąpić podmiot będący podatnikiem VAT, ale niemogący odnaleźć się na białej liście firm?

Sytuacja, w której sprawdzenie własnego rachunku na białej liście jest nieosiągalne, może wynikać z różnych przyczyn. Jedną z nich jest korzystanie z innego rachunku niż firmowy. W takim wypadku konieczne jest sprawdzenie rodzaju konta w swoim banku. Inną możliwością jest brak zgłoszenia rachunku bankowego do urzędu skarbowego. Jeżeli doszło do takiej sytuacji, należy to naprawić poprzez zgłoszenie rachunku np. przez CEIDG. Jest to proste, wygodne i możliwe do zrobienia online na portalu Biznes.gov.pl.. Istnieje również ryzyko, że bank nie przekazał numeru rachunku do STIR, czyli Systemu Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej. Jeśli zachodzi taka obawa, należy skontaktować się z bankiem i wyjaśnić tę sytuację.

Jakie rachunki można znaleźć na białej liście podatników VAT?

Zanim odpowiemy na pytanie, jak sprawdzić, czy rachunek jest na białej liście, musimy ustalić, jakie rachunki na niej widnieją. Biała lista firm zawiera wyłącznie numery firmowych rachunków bankowych. Nie są na niej dostępne prywatne rachunki bankowe (ROR), z których niekiedy przedsiębiorcy korzystają w swoich firmach. Wynika to z tego, że rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe ROR nie stanowią rachunków rozliczeniowych przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej.

Jak sprawdzić rachunek na białej liście?

Sprawdzenie rachunku w białej księdze podatników nie należy do trudnych zadań. Jak sprawdzić, czy konto jest na białej liście? Wszelkie dane zawarte w tym wykazie można odszukać, podając NIP, REGON lub nazwę firmy. W trakcie wpisywania „parametrów” system podpowiada firmy, które najlepiej do nich pasują. Wystarczy podać zaledwie 5 znaków z nazwy przedsiębiorstwa, by system wyświetlił pasujące wyniki. Gdy weryfikujesz natomiast osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG, musisz wprowadzić do wyszukiwarki imię i nazwisko przedsiębiorcy w okienku nazwy podmiotu.

Jeśli decydujesz się na sprawdzenie rachunku na białej liście, wskaż dzień, na jaki mają być aktualne te informacje. W efekcie system generuje możliwe do wydrukowania potwierdzenie danych weryfikowanego podmiotu, a także Twój unikalny identyfikator wyszukiwania.

Okazuje się więc, że odpowiedź na pytanie, jak sprawdzić białą listę podatników VAT, jest prostsza, niż mogłoby się wydawać i sprowadza się do wprowadzenia określonych danych do systemu. Dzięki temu intuicyjnemu rozwiązaniu weryfikacja kontrahenta w wykazie nie sprawia żadnego problemu.

Sprawdź także: Sprawdzanie statusu VAT kontrahenta

W jakich sytuacjach trzeba sprawdzać białą listę?

Przedsiębiorcy często stają przed dylematem: biała lista – kiedy sprawdzać? Weryfikacja obecności kontrahenta na białej liście firm musi nastąpić w momencie, gdy dokonujesz płatności za fakturę wystawioną przez czynnego podatnika VAT. Osobistego sprawdzenia i ewentualnej odpowiedzialności za jego zaniechanie nie może zastąpić oświadczenie partnera biznesowego deklarującego obecność w wykazie. Co istotne, sprawdzenie rachunku na białej liście powinno nastąpić tego dnia, którego zlecany jest przelew. Jeśli kwota zostanie opłacona na inny rachunek, to nie będziesz mieć szansy na zaliczenie jej do kosztów uzyskania przychodu, a także poniesiesz ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe, w przypadku, gdy kontrahent nie opłaci należnego VAT od transakcji. Istnieje jednak możliwość uwolnienia się od tych sankcji – w ciągu trzech dni od dokonania przelewu na numer rachunku bankowego niewidniejący na białej liście firm poinformuj o tym fakcie urząd skarbowy właściwy dla sprzedawcy. W tym celu korzysta się z formularza ZAW-NR. Aby natomiast nie narażać swoich zleceniobiorców na zbędne problemy, w przypadku, gdy Twój numer rachunku się nie zgadza, zgłoś ten błąd do Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Sprawdź także: Ryzyko kredytowe

Od jakiej kwoty należy sprawdzać białą listę firm?

Nie w każdej sytuacji przedsiębiorca jest zobligowany do posługiwania się białą listą firm. W takich przypadkach realizacja płatności na inny rachunek niż umieszczony w wykazie nie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Kiedy należy weryfikować rachunek? Musi to nastąpić w momencie, gdy transakcji dokonujemy z podmiotem zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT. Ważna jest również wysokość płatności wykonywanej względem kontrahenta, którego rachunek wykazuje biała lista. Od jakiej kwoty należy to zrobić? Sprawdzenie rachunku bankowego na białej liście firm powinno nastąpić, jeśli dana kwota przekracza 15 000 złotych.

Sprawdź także: Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście?

Skuteczna weryfikacja z Temidą

Wiesz już, co to jest biała lista firm, jak sprawdzić kontrahenta, jego numer rachunku bankowego widniejący w wykazie oraz kiedy należy to zrobić. Dzięki tej ogólnodostępnej bazie możesz ocenić wiarygodność firm oraz ustrzec się przed nieuczciwymi praktykami. Dopełnisz również należytej staranności przy kontroli statusu kontrahenta, której wymagają przepisy skarbowe. Taka postawa zwiększa bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy oraz chroni ją przed negatywnymi konsekwencjami prawnymi.

Biała lista firm nie jest jedynym sposobem na to, jak zwiększyć bezpieczeństwo działań biznesowych. Warto zaopatrzyć się w inne narzędzia, które jeszcze efektywniej umożliwią właściwą ochronę finansów przedsiębiorstwa. Oprogramowanie Temida pozwala na szybką i skuteczną weryfikację kontrahenta, dzięki której unikniesz ryzykownej współpracy z nierzetelnym partnerem biznesowym. Za pomocą tego systemu możesz także m.in. wyznaczyć limit kupiecki, który wskaże Ci, jak duży kredyt kupiecki możesz zaoferować danej firmie.

Zapoznaj się z oprogramowaniem od Temidy i skontaktuj się z nami, a Twoja firma nie będzie narażona na nieszczerych i niewypłacalnych partnerów biznesowych.