Spis treści
Każda nowa współpraca niesie pewne ryzyko. Sprawdzanie podatnika VAT to jeden z podstawowych sposobów na to, aby to zagrożenie zminimalizować. Co więcej, stanowi ono nie tylko szansę dla przedsiębiorcy, ale również jego ustawowy obowiązek. Weryfikacja kontrahenta VAT może zostać przeprowadzona za pomocą różnych narzędzi, które pomogą Ci wykonać rzetelną i dokładną analizę. W ten sposób upewniasz się, że nie trafiłeś na oszusta i dbasz o bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy. Prowadzisz działalność gospodarczą w branży TSL lub innej gałęzi biznesu? Przekonaj się, jak sprawdzić kontrahenta VAT.
Sprawdzenie czynnego podatnika VAT to nieodzowna część procesu nawiązywania relacji biznesowej. Wynika to w głównej mierze z dwóch przyczyn. Pierwszą z nich są nieprzyjemności prawne, na które można narazić się, współpracując z nieuczciwym podmiotem. Przedsiębiorcy pozostający w relacjach biznesowych z takim kontrahentem ryzykują tym, że mogą zostać posądzeni o współudział w oszustwie podatkowym. Inną poważną konsekwencją może być utrata możliwości odliczenia podatku VAT w przypadku zakupów od podmiotu niezarejestrowanego jako podatnik VAT.
Staranne sprawdzanie statusu VAT kontrahenta jest istotne nie tylko ze względu na obowiązujące przepisy skarbowe. Dzięki tej procedurze masz szansę uchronić się przed tym, że wejdziesz w relację biznesową z niegodną zaufania firmą. Pozwoli Ci to uniknąć wpadki finansowej i późniejszych długich prób dochodzenia swoich należności. Weryfikacja podatnika VAT jest więc prawdziwym must-have dla każdego odpowiedzialnego przedsiębiorcy.
Niekiedy przedsiębiorcom szkoda czasu na wpasowanie w swój kalendarz takiego zadania jak weryfikacja kontrahenta VAT. Nie należy jednak lekceważyć tego etapu nawiązywania kontaktów biznesowych. Kiedy trzeba dokonać sprawdzenia podatnika VAT? Najlepiej robić to przed każdą transakcją, zwłaszcza jeśli podejmujesz współpracę z nowym kontrahentem. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, przepisy skarbowe nakładają odpowiedzialność za weryfikację podatników VAT na przedsiębiorców. Dlatego zawsze sprawdzaj, czy Twój potencjalny kontrahent figuruje w rejestrze VAT. Tylko w ten sposób dochowasz należytej staranności wymaganej przez Urząd Skarbowy.
Sprawdzenie podatnika VAT powinno odbywać się nie tylko w przypadku podmiotów, z którymi mogą w przyszłości przeciąć się drogi biznesowe Twojego przedsiębiorstwa. Warto weryfikować także status swoich obecnych kontrahentów. Każdy podatnik VAT czynny może w dowolnym momencie zostać wykreślony z rejestru. A jeśli nie odnotujesz tego faktu, narażasz się na kłopoty. Urząd Skarbowy może zakwestionować Twoje rozliczenie i nałożyć sankcje lub nawet zarzucić Ci próbę wyłudzenia podatku VAT.
Sprawdź także: Jak sprawdzić wiarygodność firmy?
Kiedy uzmysłowiliśmy sobie już, jak istotne jest sprawdzanie kontrahentów VAT, warto przyjrzeć się bliżej narzędziom, które pozwolą nam tego dokonać. Okazuje się, że weryfikacji podatnika VAT możemy dokonać na wiele różnych sposobów. Wśród nich znajdują się m.in.:
To narzędzie przygotowane na zlecenie Ministerstwa Finansów, w celu umożliwienia przedsiębiorcom weryfikacji kontrahentów. Biała lista podatników VAT zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych do VAT. Znajdziesz tam status firmy, podstawowe dane takie jak NIP, REGON czy adres, a także numer rachunku bankowego, na jaki należy zapłacić należność partnerowi biznesowemu. Dzięki białej liście sprawdzisz, czy Twój kontrahent:
Sprawdzenie rachunku na białej liście pozwoli Ci dokonać weryfikacji przedsiębiorcy i mieć pewność, że nie narażasz się na nieświadomy udział w nielegalnym procederze. Co istotne, za pomocą tej bazy zweryfikujesz informacje o kontrahencie na dany dzień nawet do pięciu lat wstecz.
Nie zawsze właściciel firmy zobowiązany jest do korzystania z białej listy firm. Jeśli w takim wypadku wykona on płatność na inny rachunek niż ten na liście, to nie spotkają go negatywne konsekwencje. Obowiązek weryfikacyjny istnieje, gdy przeprowadzamy transakcję z podatnikiem VAT zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT, a także gdy kwota transakcji przekracza 15 000 złotych.
Sprawdź także: Sprawdzanie firmy
Zdarza się, że nieuczciwy kontrahent nadużywa Twojego zaufania i podaje Ci fałszywe dane. Uniemożliwi Ci to sprawdzenie firmy po NIP oraz zrobienie pełnego researchu na jej temat. Jeżeli pojawią się u Ciebie wątpliwości w związku z tym, czy kontrahent podał Ci prawidłowe dane, możesz zweryfikować NIP firmy w Portalu Podatkowym. Znajdziesz tam informacje, czy numer identyfikacji podatkowej jest poprawny bądź czy w ogóle jest przypisany jakiemuś przedsiębiorstwu. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że podejmujesz współpracę z legalną, wiarygodną firmą.
Niekiedy zdarza się tak, że pomimo podania prawidłowych danych, biała lista nadal zwraca wynik „nie figuruje w rejestrze VAT”. Może to wzbudzać uzasadnione wątpliwości, dlatego warto postarać się o zaświadczenie o statusie podatnika VAT, które pozwoli je rozwiać. Gdzie można uzyskać taki dokument? Złóż w Urzędzie Skarbowym wniosek o wydanie zaświadczenia o statusie podatnika VAT. W ten sposób będziesz miał pewność co do sytuacji kontrahenta oraz dochowasz należytej staranności wymaganej przez ustawodawcę.
Sprawdź także: Nieuczciwy kontrahent
Weryfikacja kontrahenta VAT nie mogłaby się odbyć bez zapoznania się z tym, co o danej firmie sądzą jej byli lub obecni klienci oraz partnerzy. Przejrzyj opinie o kontrahencie zamieszczone na forach branżowych, a także w mediach społecznościowych. Przedsiębiorcy chętnie ostrzegają się nawzajem przed nieuczciwymi firmami, które nie płacą lub prowadzą niepewne interesy. To cenne źródło wiedzy, która może uchronić Cię przed stratami finansowymi oraz konsekwencjami natury prawnej.
Wiele firm z branży TSL współpracuje nie tylko z krajowymi partnerami biznesowymi, ale również z takimi z zagranicy. W takich przypadkach również wyjątkowo ważne jest sprawdzanie kontrahenta VAT. Jak tego dokonać?
Wszystkie firmy, które prowadzą swoją działalność na rynku Unii Europejskiej, zobligowane są do posiadania aktywnego numeru VAT UE.
Każda firma działająca aktywnie na rynku Unii Europejskiej, powinna posiadać aktywny numer VAT UE. Gdzie jest możliwa weryfikacja aktywności numeru VAT UE? Dokonasz jej za pomocą platformy VIES, która jest oficjalną bazą danych przedsiębiorstw posiadających ten numer. Sprawdzanie kontrahenta VAT przy użyciu VIES jest bardzo proste – weryfikacja sprowadza się do wykorzystania wyszukiwarki na stronie.
Odpowiednie prześwietlenie pod tym względem partnera biznesowego jest bardzo ważne. Dlaczego? To właśnie aktywność numeru VAT UE determinuje, czy będziesz miał możliwość dokonać transakcji w Unii Europejskiej z 0% stawką VAT. Oprócz tego jest to oczywiście prosty sposób na to, jak zweryfikować zagranicznego kontrahenta.
Baza VIES oraz zamieszczone w niej dane, takie jak np. NIP unijny, to nie jedyne środki do celu, jakim jest skuteczna weryfikacja kontrahenta zagranicznego. Przedsiębiorcy mogą skorzystać również z innych sposobów sprawdzania, wśród których wyróżnić można m.in.:
Interesuje Cię to, czy Twój przyszły partner funkcjonuje jako płatnik VAT? Zadbaj o dokładne sprawdzenie tej kwestii.
Nie podlega dyskusji, że weryfikacja kontrahenta VAT jest obowiązkowa dla każdego przedsiębiorcy. Na szczęście możesz ułatwić sobie to zadanie. Zamiast szukać informacji w kilku źródłach, użyj systemu Temida. To nowoczesne oprogramowanie, które pozwoli Ci nie tylko zweryfikować status VAT kontrahenta, ale także w 30 sekund ocenić jego wiarygodność. Za jego pomocą określisz również ryzyko kredytowe i wyznaczysz optymalny limit kupiecki. Skontaktuj się z nami i wypróbuj program do weryfikacji kontrahentów Temida.
+48 573 581 078
info@temida.io