Jak wdrożyć TMS w firmie? Wdrażanie systemu krok po kroku

Bez względu na to, czy Twoja firma jest duża, czy mała, wdrożenie systemu TMS przyniesie Ci wiele korzyści. Między innymi ułatwi planowanie i rozliczanie transportu, usprawni realizację zleceń oraz przyczyni się do lepszej obsługi klienta. Musisz jednak wiedzieć, że wdrożenie TMS-u będzie procesem złożonym i wieloetapowym.

Wymaga to zaangażowania zarówno ze strony członków różnych zespołów, jak i managerów. Warto jednak poświęcić na to niezbędny czas i zasoby ludzkie, by w przyszłości uniknąć kłopotów z użytkowaniem systemu. Zatem jak wdrożyć TMS w firmie? Przyjrzyjmy się poszczególnym etapom procesu wdrażania systemu TMS – krok po kroku.

System TMS – wdrożenie krok po kroku

Wdrażanie TMS – krok 1: Analiza potrzeb użytkownika

System TMS (Transportation Management System) to strategiczny element funkcjonowania przedsiębiorstw transportowych. Dlatego jego wdrożenie musi być poprzedzone szczegółową analizą procesów w firmie oraz określeniem oczekiwanych efektów. W tym celu dostawca oprogramowania TMS współpracuje z przedstawicielami wszystkich grup użytkowników systemu, takimi jak: spedytor, księgowy czy administrator.

Dzięki temu może zmapować istniejące systemy pracy poszczególnych działów i dostosować oprogramowanie do ich potrzeb. Efektem jest wdrożenie programu, który aktywnie wspiera pracowników w codziennych obowiązkach, zamiast utrudniać im zadania.
 

Sprawdź także: Jak wybrać TMS?

Wdrażanie TMS – krok 2: Testowanie prototypu

Zanim dostawca wdroży system, konieczne są specjalistyczne testy prototypu. W ten sposób specjaliści od wdrożenia zweryfikują, jak w praktyce sprawdzają się funkcjonalności dedykowane dla danego przedsiębiorstwa. Będą mogli również  zidentyfikować zagrożenia i błędy oraz wprowadzić potrzebne poprawki.

Na ten etap warto zarezerwować odpowiednio dużo czasu, by przetestować TMS w realnych, codziennych sytuacjach. Pozwoli to mieć pewność, że system działa płynnie i już na wstępie wyeliminować potencjalne problemy.
 

Sprawdź także: Oprogramowanie ERP

Wdrażanie TMS – krok 3: Wdrożenie i integracja systemów

Dopiero na tym etapie TMS jest gotowy do wdrożenia. Dostawca zacznie od załadowania podstawowych danych, a następnie skonfiguruje wszystkie elementy przygotowanego rozwiązania. Cały proces zakończy się integracją z oprogramowaniem używanym do tej pory w firmie. W ten sposób TMS może wspierać działanie systemów księgowych czy pozwoli połączyć się z giełdą transportową.
 

Sprawdź także: CRM

Wdrażanie TMS – Krok 4: Szkolenie użytkowników

Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje TMS, użytkownicy muszą dobrze poznać ten program. Dlatego ostatnim krokiem wdrożenia jest szkolenie pracowników. Dostawca zorganizuje w tym celu specjalistyczny kurs. Przygotuje on każdą z grup użytkowników do korzystania z różnych funkcjonalności oprogramowania. Przekaże Ci także dokumentację, dzięki której będziesz mógł przeszkolić kolejnych pracowników, gdy do zespołu dołączą nowe osoby.

Wdrażanie TMS w firmie transportowej – Co musisz wiedzieć?

Wdrożenie systemu TMS nie odbędzie się z dnia na dzień. Cały proces może trwać kilka tygodni lub nawet miesięcy. Jednak czas i zasoby ludzkie, które zainwestujesz w implementację oprogramowania, zwróci się z nawiązką. Dzięki lepszej organizacji pracy łatwiej osiągniesz swoje cele biznesowe, a firma wypracuje większy zysk.