Wezwanie do zapłaty – czym jest i jak sporządzić przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to forma wpłynięcia na zadłużonego klienta, która jest niezbędna do przeprowadzenia skutecznej windykacji. Przeczytaj, jakie są rodzaje wezwań do zapłaty oraz jak je poprawnie sporządzić.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

 Wezwanie do zapłaty to oficjalny dokument, który wierzyciel wysyła do dłużnika w sytuacji zaistnienia zaległości finansowych. Jego celem jest polubowne uzyskanie należnej zapłaty za produkt czy wykonaną usługę.

 To także podstawa dalszego dochodzenia roszczeń – dopiero po wysyłce można wystąpić na drogę sądową. Wezwanie do zapłaty stanowi bowiem dowód próby polubownego rozwiązania sporu, który jest prawnie wymagany przed oddaniem sprawy do sądu.

Wezwanie do zapłaty można wysłać już pierwszego dnia po upływie terminu płatności, jednak w praktyce sporządzenie oficjalnego pisma poprzedza się często wiadomością przypominającą, np. e-mailową czy telefoniczną.

Rodzaje wezwań do zapłaty

 Zanim wierzyciel skieruje sprawę do sądu, najczęściej dostarcza dłużnikowi kilka wezwań do zapłaty. W procesie windykacji stosuje się:

• pierwsze wezwanie do zapłaty, którego głównym celem jest przypomnienie zadłużonej firmie o należności i wskazanie środków, jakie zostaną podjęte w przypadku niewywiązania się ze zobowiązań;
• przedsądowe wezwanie do zapłaty, po którym – w przypadku dalszego nieuregulowania należności – następuje skierowanie sprawy do sądu;
• ostateczne wezwanie do zapłaty, które jest swego rodzaju ostatnią szansą na polubowne załatwienie sprawy przed wejściem na drogę sądową;
• sądowe wezwanie do zapłaty, które wysyła się, kiedy sprawa trafi już do sądu.

Jak sporządzić przedsądowe wezwanie do zapłaty?

 Nie ma ściśle określonych zasad, które narzucają, co zamieścić w przedsądowym wezwaniu do zapłaty. Przyjmuje się jednak, że powinno ono zawierać:

• dane porządkowe, takie jak: data i miejsce sporządzenia wezwania do zapłaty, dane obu firm – wierzyciela i dłużnika,
• dane dotyczące zaległości: wysokość długu oraz numer dokumentu, np. faktury, termin oraz formę płatności,
• informacje na temat konsekwencji w przypadku niewywiązania się z zaległości, najczęściej skierowanie sprawy do sądu,
• własnoręczny podpis nadawcy.

Wezwanie do zapłaty najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie takie będzie dowodem w przypadku ewentualnego skierowania sprawy na drogę sądową.

Jak uniknąć przeterminowanych faktur?

Jeśli Twój kontrahent ma wobec Ciebie dług, zacznij od sporządzenia wezwania do zapłaty. Jeśli jednak chcesz tego uniknąć, bądź czujny już krok wcześniej – przeprowadź skuteczną weryfikację firmy.

W tym celu skorzystaj z systemu Temida, który jeszcze przed rozpoczęciem współpracy wskaże Ci firmy z zaległościami finansowymi lub w upadłości. Tym samym dowiesz się, na których potencjalnych partnerów powinieneś uważać, by uniknąć problemów z przeterminowanymi fakturami.