Jak wybrać system TMS, który usprawni działanie Twojej firmy transportowej?

Właściciele firm z branży TSL często stają przed dylematem: jak wybrać TMS, który będzie odpowiadać potrzebom mojego przedsiębiorstwa? Systemy IT znacząco ułatwiają zarządzanie transportem, co jest o tyle istotne, że klienci zwykle oczekują dostaw jak najtaniej i najlepiej na wczoraj. Wyselekcjonowanie właściwego oprogramowania to nierzadko twardy orzech do zgryzienia. Dlatego dziś podpowiemy, jak wybrać system TMS najlepiej dopasowany do Twojej firmy transportowej.

Czym jest system TMS?

Transportation Management System, czyli w skrócie TMS, to oprogramowanie do zarządzania transportem. Pozwala kompleksowo planować i na bieżąco kontrolować zlecenia w firmie. To narzędzie, które bardzo pomaga zoptymalizować pracę w branży TSL. Do podstawowych funkcjonalności systemów TMS należą:

• wyznaczanie tras przejazdu samochodów,
• szacowanie kosztów transportu,
• lokalizacja ładunku w czasie rzeczywistym za pomocą nawigacji GPS,
• planowanie transportów tak, by maksymalnie wykorzystać przestrzeń ładunkową i magazynową.

Oprogramowania klasy TMS zazwyczaj dostosowane są także do integracji z innymi systemami, np. księgowymi lub CRM. Często same wyposażone są w moduł do zarządzania płatnościami lub kontaktu z kontrahentami. Dzięki temu ułatwiają fakturowanie oraz podnoszą standard obsługi klienta. Zwiększają także poziom bezpieczeństwa finansowego firmy, pozwalając sprawnie zarządzać przepływem gotówki i kontrolować limit kupiecki przyznawany kontrahentom.

Sprawdź także: ERP

Trzy najważniejsze elementy przy wyborze systemu TMS

Nie ma jednego rozwiązania, które będzie właściwe dla każdego przedsiębiorstwa. Ale proces wyboru właściwego oprogramowania wcale nie musi być skomplikowany. Zacznij go od analizy własnych oczekiwań. Poszukaj takiego systemu do zarządzania transportem, który odpowie na specyficzne potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Jak to zrobić?

Dokładna analiza przed wyborem TMS

Jak wybrać TMS? Przede wszystkim dobrze przeanalizuj różne kwestie związane z Twoim przedsiębiorstwem. Co warto wziąć pod uwagę? Ustal m.in.:

• czy Twoja firma działa lokalnie, czy na rynku międzynarodowym,
• czy wykorzystujesz własny tabor, czy flotę podwykonawców,
• ilu użytkowników będzie korzystać z programu na co dzień oraz jaka grupa pracowników będzie się nim posługiwać (np. tylko spedytorzy lub zarówno spedytorzy, jak i księgowi).

Dopiero gdy dokładnie określisz zakres, w którym system TMS ma wspierać Twoją działalność, przyjrzyj się funkcjonalnościom oferowanym przez dostawców. Dobrze dopasowane oprogramowanie to kluczowy element odpowiedzi na pytanie, jak wdrożyć TMS w Twojej firmie.

Sprawdź także: CRM

Dostosuj system TMS do realnych potrzeb

Pamiętaj, że wybrany program powinien ułatwiać pracownikom wykonywanie obowiązków, a nie stać im na przeszkodzie. Dlatego korzystanie z systemu musi być intuicyjne, a samo narzędzie łatwo dostępne. Jaki TMS wybrać, aby sobie to zagwarantować? Świetnym rozwiązaniem jest oprogramowanie w chmurze. Dzięki niemu nie musisz instalować systemu na każdym urządzeniu, a pracownicy mogą zalogować się do niego zdalnie. Pozwala ono także łatwo skalować system w miarę rozwoju Twojej firmy.

Sprawdź także: Biała lista firm

Sprawdź wszystkie funkcje TMS

Zweryfikuj możliwości współpracy TMS-u z innymi programami, takimi jak systemy telematyczne, mapy cyfrowe czy giełdy ładunków. Jest to szczególnie istotne, jeśli masz już oprogramowanie do obsługi finansowo-księgowej czy kadrowej lub jeśli chcesz je zastąpić rozwiązaniem wbudowanym w system TMS. Dzięki temu zoptymalizujesz pracę w swoim przedsiębiorstwie i zagwarantujesz sprawny przepływ informacji.

Sprawdź także: Jak sprawdzić wiarygodność firmy?

TMS: Transportation Management System – Twój partner w biznesie

Wdrożenie systemu TMS to już w branży transportowej standard. Nic dziwnego, skoro to prawdziwa gwarancja oszczędności czasu i pieniędzy, a to tylko niektóre z jego zalet. Jednak, by mieć pewność, że inwestujesz w dobre oprogramowanie, analitycznie i na chłodno przemyśl wybór systemu TMS. Twój biznes (i Twoi pracownicy) na pewno Ci za to podziękują.