Co zrobić, gdy klient nie płaci za fakturę?

Warunki współpracy ustalone, usługa wykonana i zaakceptowana, więc wysyłasz fakturę… i cisza. Albo księgowa na urlopie. Albo inne wymówki i wieczne przekładanie uregulowania należności. Tak czy inaczej pieniędzy na Twoim koncie nie ma. Brzmi to znajomo?

Gdy klient nie płaci za fakturę masz właściwie 2 możliwości: czekać aż zapłaci (lub nie) albo skłonić go, by to zrobił. W tym artykule omówimy drugie z rozwiązań. Krok po kroku pokażemy Ci, jak postępować w przypadku braku płatności za usługę, by skutecznie uzyskać wynagrodzenie.

Zacznij od przypomnienia

Czasami brak płatności za fakturę może być wynikiem zwykłego przeoczenia, dlatego na początku warto zwyczajnie przypomnieć o uregulowaniu należności. Pamiętaj, by zrobić to uprzejmie, ponieważ wypowiadanie kontrahentowi wojny już na starcie przyniesie Ci więcej szkody niż pożytku – zwłaszcza w przypadku długoterminowych współprac.
 

Sprawdź także: Sprawdzanie firmy

Brak zapłaty – w którym momencie należy wysłać ponaglenie? 

Najlepiej 1 lub 2 dni robocze po terminie płatności widniejącym na fakturze. Jeżeli w ciągu kilku dni po takim mailu nie otrzymasz ani pieniędzy, ani odpowiedzi od klienta, możesz skontaktować się telefonicznie lub napisać jeszcze jedną wiadomość.

Spróbowałeś i nie poskutkowało? Czas wyciągnąć cięższe, choć nadal polubowne działa.
 

Sprawdź także: Windykacja transport

Klient nadal nie płaci za fakturę? Pora na wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to ostatni przed wkroczeniem na drogę sądową, a tym samym ostatnia szansa dla kontrahenta na polubowne rozwiązanie sprawy. Pamiętaj, by wezwania do zapłaty wysłać ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (np. listem poleconym). Dzięki temu będziesz mieć dowód do wykorzystania w ewentualnym sporze sądowym.

Przygotowane przez Ciebie lub prawnika wezwanie musi zawierać:

• datę i miejsce wystawienia wezwania
• dane przedsiębiorcy
• dane kontrahenta
• kwotę do zapłaty i ostateczny termin płatności
• numer rachunku bankowego do przelania należności
• fakturę, z której wynika obowiązek zapłaty

Sprawdź także: Ryzyko kredytowe

3 rzeczy, które warto dodatkowo zamieścić w wezwaniu do zapłaty, by podnieść jego skuteczność

• Ostrzeżenie o wpisaniu kontrahenta do rejestru dłużników
• Kalkulacja odsetek i rekompensaty z tytułu braku terminowej płatności oraz zapisów umowy
• Informacja, że kolejny etap windykacji to bezpośrednie skierowanie sprawy na drogę sądową

Sprawdź także: Biała lista firm

Najskuteczniejsze wezwanie do zapłaty to te wysłane przez prawnika…

…mimo że z prawnego punktu widzenia nie różni się wcale od tego, które przygotowałbyś Ty. Dlaczego więc działa lepiej? Tajemnica tkwi w ludzkiej psychice.

Sam widok pieczątki i podpisu prawnika sprawia, że nieuczciwy kontrahent podświadomie zaczyna się bać, że za brak zapłaty może ponieść realne konsekwencje.  To odczucie potęguje także prawniczy żargon i przytoczenie w piśmie kilku paragrafów.

Wtedy wielu kontrahentów, którzy sądzili, że kwestia zapłaty ucichnie, a Ty odpuścisz, woli uregulować należność niż uczestniczyć w sporze sądowym. Niestety nie każdy. Dlatego, gdy po wysłaniu wezwania do zapłaty kontrahent nie płaci, pozostaje sąd.

Ostatni etap wezwania do zapłaty – droga sądowa

Zanim wkroczysz na drogę postępowania sądowego, zadbaj o zgromadzenie wszelkich materiałów, które mogą stanowić dowód w sprawie:

• pisemna umowa o współpracy – jeżeli nie została spisana oficjalna umowa, zbierz wszelkie wiadomości z kontrahentem (mailowe, sms), które dotyczą warunków wykonania usługi;
• wystawioną kontrahentowi fakturę VAT z precyzyjnie opisaną usługą,
• potwierdzenie wysłania wezwania do zapłaty i odebrania go przez kontrahenta,
• potwierdzenie zapłaty części faktury w przypadku płatności rozłożonej na raty,
• dokumentację wcześniejszej historii współpracy (jeśli istnieje) wraz ze sposobem rozliczania się z kontrahentem.

Taka windykacja skutkuje zazwyczaj wydaniem przez sąd nakazu zapłaty, który uwzględnia również pokrycie opłat sądowych. Jednak do momentu wyegzekwowania należności przez komornika, to Ty będziesz musiał ponieść koszty postępowania sądowego.
 

Sprawdź także: Nieuczciwy kontrahent

Lepiej zapobiegać niż windykować

Na koszt windykacji należności w branży transportowej (i nie tylko) składają się zarówno pieniądze, jak i poświęcony czas czy stres odczuwany przez przedsiębiorców.

Dlatego najlepszym i najtańszym sposobem na uniknięcie problemów z uzyskaniem płatności jest weryfikacja kontrahenta VAT – jeszcze przed decyzją o nawiązaniu z nim współpracy. A następnie zabezpieczenie się przed niewypłacalnością. W ten sposób do minimum ograniczysz ryzyko, że problem pt. “Kontrahent nie płaci za fakturę – co zrobić?” będzie Cię jeszcze kiedykolwiek dotyczył.