Krajowy System e-Faktur to nowy pomysł rządzących na usprawnienie funkcjonowania faktur VAT w obrocie gospodarczym. Wprowadzenie go oznacza ważne zmiany dla przedsiębiorców i księgowości. Przeczytaj, czy jest obowiązkowy, kiedy wchodzi w życie i jak przygotować się do jego wdrożenia.
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSef, to rządowa platforma teleinformatyczna.
Jego głównym zadaniem jest ujednolicenie i ustrukturyzowanie wystawiania oraz wymiany faktur VAT pomiędzy przedsiębiorcami, a także przedsiębiorcami a organami administracji skarbowej. Będzie również pomocny przy uszczelnianiu systemu podatkowego.
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury oraz zostaje opatrzona unikatowym numerem. Dzięki temu wszystkie dokumenty wystawione w KSeF wyglądają w ten sam sposób. System zajmuje się także sprawdzaniem ich poprawności. Nowy system ma zapewnić optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.
Wprowadzenie powszechnego obowiązku korzystania z KSeF może być także korzystne z punktu widzenia windykacji. Dzięki jednolitym standardom wystawiania i przesyłania faktur, potencjalny dłużnik nie będzie mógł używać argumentu, że faktura do niego nie dotarła.
Od 1 stycznia 2022 r. z KSeF mogą korzystać podmioty zainteresowane. Jest to obecnie dobrowolne, a faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych.
1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać wszystkich podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Od tego momentu dokumenty wystawione poza systemem nie będą uznawane za faktury.
Przedsiębiorcy otrzymają jednak 6-miesięczny okres przejściowy, w czasie którego będą mogli wypracować nowe procedury i wyeliminować ewentualne błędy w księgowości. Po tym czasie, tzn. od 1 stycznia 2025 r., wystawienie faktury poza KSeF lub niezgodnie z obowiązującymi przepisami, będzie wiązało się z karą pieniężną – nawet do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza duże zmiany dla księgowości. Warto przygotować się do nich już teraz, by 1 lipca 2024 r. płynnie zacząć stosować nowe przepisy. Jak to zrobić?
Po pierwsze, przetestuj nowy system – od 2022 roku masz taką możliwość. Skonfrontuj go z dotychczasowymi procedurami i zaplanuj niezbędne zmiany. Zapewnij właściwe przeszkolenie pracownikom, którzy będą korzystali z KSeF.
Zwróć uwagę na aspekty techniczne (rozwój dotychczasowego lub zakup nowego oprogramowania) oraz kwestie bezpieczeństwa danych.
Dzięki odpowiednio wczesnej implementacji zmian unikniesz dotkliwych kar finansowych, a Twoja księgowość będzie działała sprawnie, bez przerw i potknięć wynikających z pospiesznego wdrażania KSeF.
Choć ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu może wydawać Ci się kosmicznie odległa od Twojej działalności (bo co Ty możesz mieć z tym wspólnego?), to jako przedsiębiorca zdecydowanie powinieneś zainteresować się tematem. Przeczytaj, dlaczego i jak przestrzegać przepisów AML.
Państwa Unii Europejskiej, w tym Polska, prowadzą politykę przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zasady w tym obszarze regulują dyrektywy unijne i przepisy krajowe. W Polsce jest to przede wszystkim ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2018 r., poz. 723, ze zm.), później nowelizowana. W skrócie określa się je często jako AML, od angielskiego Anti-Money Laundering.
Ustawa wskazuje organy oraz podmioty funkcjonujące w ramach systemu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz określa ich obowiązki i uprawnienia. Jej celem jest wyeliminowanie zjawiska prania brudnych pieniędzy, czyli wprowadzania do legalnego obrotu pieniędzy uzyskanych z nielegalnych źródeł lub przeznaczonych na finansowanie nielegalnej działalności.
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wskazuje, kogo dotyczą zawarte w niej przepisy. Mowa jest o tzw. instytucjach obowiązanych, czyli podmiotach zobowiązanych do stosowania przepisów ze względu na rodzaj prowadzonej działalności lub wysokość obrotu gotówkowego, przekraczającego progi wskazane w ustawie.
Należą do nich m.in.:
Lista instytucji obowiązanych jest bardzo długa – szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w art. 2 ust. 1 ustawy.
Jeśli Twoja działalność obejmuje swoim zakresem jeden z powyższych przypadków, przepisy AML narzucają na Ciebie pewne obowiązki.
W przypadku ich niedopełnienia musisz liczyć się z dotkliwą karą finansową. Innym rodzajem negatywnych konsekwencji może być publikacja informacji o naruszeniu ustawy w BIP, nakaz zaprzestania podejmowania określonych czynności, a także cofnięcie koncesji, zezwolenia lub wykreślenie z rejestru działalności regulowanej.
Co więc należy zrobić, aby dopełnić obowiązków wynikających z ustawy? Przede wszystkim upewnić się, czy firmy, z którymi współpracujesz, działają zgodnie z prawem oraz czy nie są powiązane z innymi podejrzanymi podmiotami.
Aby sprawnie realizować obowiązki wynikające z przepisów AML, warto postawić na narzędzia, które usprawnią ich wykonywanie. Jednym z nich jest system dla księgowości, Temida.
Dzięki niemu zyskujesz stałą kontrolę kontrahentów, na bieżąco sprawdzasz firmy, ich wiarygodność oraz weryfikujesz długi. Temida pozwala na przewidywanie zdarzeń poprzez ocenę ryzyka zadłużenia, dostarcza dane na temat niewypłacalności, ilości wierzytelności, powiązań pomiędzy firmami czy informacje o ryzyku upadłości.
Przepisy AML wprowadzono 5 lat temu. Do 2023 r. przedsiębiorcy zdążyli już zaznajomić się z nimi, przyzwyczaić i wdrożyć właściwe procedury.
Obowiązków wynikających z regulacji dotyczących prania pieniędzy i terroryzmu nie da się jednak wykonać jednorazowo i zapomnieć o temacie. To regularna praca nad weryfikacją kontrahentów i oceną ryzyka. Warto więc postawić na profesjonalne wsparcie, które zapewnia rzetelne dane i oszczędność czasu.
Współpraca z podmiotami zagranicznymi wiąże się z ryzykiem biznesowym.
I choć jest ono wpisane w prowadzenie firmy, to warto szukać sposobów na jego minimalizację – takich jak analiza wiarygodności przedsiębiorstwa. Przeczytaj, jak przeprowadzić weryfikację kontrahenta ze Szwajcarii.
Szwajcaria kojarzy się z precyzją, dokładnością i sumiennością. Tamtejszy rynek przyciąga inwestorów, oferując im korzystne warunki prowadzenia działalności – kuszą szwajcarskie banki, a biznesmeni chętnie zakładają szwajcarskie konta.
Wielu przedsiębiorców ma duże zaufanie do firm ze Szwajcarii. Czy jednak słusznie? Tam także możesz trafić na nieuczciwego kontrahenta – obecnie kryzys gospodarczy w mniejszym lub większym stopniu daje o sobie znać na całym świecie.
Klucz do uniknięcia takiej sytuacji to skuteczna weryfikacja. Szwajcaria nie jest bowiem wyjątkiem i tamtejsze firmy mogą również borykać się z długami czy niewypłacalnością. Dzięki sprawdzeniu potencjalnego kontrahenta zminimalizujesz ryzyko zadłużenia własnego przedsiębiorstwa.
Weryfikację kontrahenta ze Szwajcarii przeprowadzisz stosunkowo sprawnie i w podstawowym zakresie – bezpłatnie.
W pierwszej kolejności sprawdź firmę w szwajcarskim rejestrze handlowym, ZEFIX (Zefix Zentraler Firmenindex) – bazie podobnej do polskiego KRS i CEIDG. Dzięki niemu uzyskasz najważniejszą informację, czyli dowiesz się, czy Twój potencjalny partner biznesowy istnieje. Znajdziesz tam także inne podstawowe adnotacje związane z działalnością przedsiębiorstwa, takie jak:
Kiedy wiesz już, że firma istnieje i prowadzi działalność gospodarczą, czas sprawdzić zadłużenie podmiotu. Wykorzystaj w tym celu Szwajcarski Dziennik Informacji Gospodarczej (FOSC), który regularnie publikuje takie dane jak:
Jeżeli podczas weryfikacji firmy ze Szwajcarii za pomocą bezpłatnych narzędzi coś wzbudziło Twój niepokój – lub po prostu wolisz wiedzieć więcej – masz do dyspozycji także płatne wyszukiwarki. Dostarczają one dodatkowych informacji, które będą bardzo pomocne przy podejmowaniu decyzji biznesowych.
Wszystkie narzędzia niezbędne do weryfikacji polskich firm uzyskasz natomiast dzięki Temidzie. To najskuteczniejszy system do stałej kontroli kontrahentów, sprawdzania ich wiarygodności i weryfikacji długów. Pozwala na przewidywanie zdarzeń poprzez ocenę ryzyka zadłużenia, dostarcza dane na temat niewypłacalności, ilości wierzytelności, powiązań pomiędzy firmami czy informacje o ryzyku upadłości.
Jednym słowem – Temida pomoże Ci podjąć decyzję o współpracy z potencjalnym kontrahentem.
Przychód i dochód bywają bardzo często mylone. Pojęcia te stosuje się czasem także zamiennie. To błąd, ponieważ występują między nimi znaczące różnice. Przeczytaj, co warto wiedzieć o przychodzie i dochodzie.
Terminów „przychód” i „dochód” używa się zarówno w odniesieniu do finansów osób zatrudnionych na umowę o pracę, jak i działalności gospodarczych. Dla przedsiębiorców są one jednak istotniejsze – oddziałując na ich wysokość, mogą wpływać na wielkość podatku dochodowego.
Z tego powodu to właśnie właściciele biznesów powinni znać różnice pomiędzy przychodem i dochodem. Oba terminy dotyczą finansów firmy, jednak każde z nich obejmuje swoim zakresem inaczej obliczane sumy.
Przychód to całkowita kwota, pochodząca ze sprzedaży towarów lub usług bez podatku VAT (netto), w danym okresie rozliczeniowym.
Dochód zaś to kwota, która pozostaje na koncie przedsiębiorcy po opłaceniu kosztów uzyskania przychodu, czyli wydatków poniesionych na działalność firmy. Wartość ta może być liczona przed opodatkowaniem (dochód brutto) lub po odjęciu podatku dochodowego (dochód netto). Inaczej mówiąc, dochód jest realnym zyskiem firmy.
Co ważne, przedsiębiorca ma obowiązek posiadania dokumentów potwierdzających wydatki firmowe, najczęściej w postaci faktury VAT. Tylko wtedy księgowość może odliczyć koszty od przychodu i tym samym pomniejszyć dochód. To istotne szczególnie dla działalności rozliczających się z urzędem skarbowym na zasadach ogólnych lub poprzez podatek liniowy. Wysokość dochodu stanowi dla nich podstawę do opodatkowania – im mniejszy, tym mniejsza kwota podatku do zapłaty.
Różnicę pomiędzy przychodem a dochodem najłatwiej wyjaśnić na przykładzie.
Jeśli przedsiębiorca sprzedał w danym okresie rozliczeniowym produkty za kwotę 10 000 zł + VAT, to jego przychód wynosi właśnie 10 000 zł.
Ten sam przedsiębiorca ma jednak koszty prowadzenia działalności: zakupił paliwo, aby rozwieźć towar, niezbędną do biura drukarkę, a także opłacił wynajem powierzchni biurowej. Suma wydatków wyniosła 6 000 zł, a więc dochód firmy to 4 000 zł (przychód: 10 000 zł – koszty: 6 000 zł).
Kwota ta stanowi dochód brutto, czyli dochód do opodatkowania. Ostateczna suma, po uiszczeniu podatku dochodowego, to dochód netto.
Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku firm rozliczających się z fiskusem ryczałtem.
Ryczałt to uproszczona forma opodatkowania, z której mogą korzystać przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w formie indywidualnej, spółki cywilnej lub spółki jawnej oraz podatnicy rozliczający przychód z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy i umów o podobnym charakterze, a także osoby duchowne. Stawki podatku zależne są z jednej strony od PKD, czyli od rodzaju wykonywanej działalności, z drugiej – od kwoty przychodu.
Najprościej ujmując, podstawą do opodatkowania dla firm na ryczałcie jest podatek dochodowy – niezależnie od poniesionych kosztów.
Opłacają one składki od niemal całkowitej kwoty przychodu. Pomniejsza się ją jedynie o:
Pod kątem rozliczeń finansowych nie ma więc dla ryczałtowców rozróżnienia przychodu i dochodu.
Choć wielu przedsiębiorców gubi się w rozróżnieniu dochodu i przychodu, to jednak warto wiedzieć, jakie są praktyczne różnice między nimi. Po pierwsze, w przypadku większości właścicieli firm ma to bardzo duże znaczenie dla wysokości podatku dochodowego, który opłacają do urzędu skarbowego.
Po drugie, przy prowadzeniu działalności gospodarczej, trzeba mieć na uwadze, że przychód tylko w niewielkim stopniu pokazuje kondycję finansową firmy. To dochód obrazuje, ile naprawdę zarabia przedsiębiorstwo i jaki jest jego stan. Zdarzają się sytuacje, że mimo bardzo wysokich przychodów, koszty ich uzyskania są jeszcze większe. Wydatki przewyższają przychody, więc o dochodzie nie ma mowy, a przedsiębiorstwo jest „na minusie”, czyli notuje straty. W efekcie firma może popaść w długi.
Właściwe operowanie pojęciami przychodu i dochodu pozwala na realną ocenę kondycji finansowej przedsiębiorstwa – swojego i innych. Dzięki temu można przeprowadzić skuteczną weryfikację potencjalnych kontrahentów. W ocenie takiej liczyć się będzie dochód, ponieważ wysoki przychód nie jest gwarancją wypłacalności firmy.
Rozróżnienie między dochodem a przychodem firmy nie jest tylko kwestią nomenklatury – ma praktyczne znaczenie dla prowadzenia biznesu. Wiedząc, czym jest przychód, a czym dochód, możesz sprawnie optymalizować działania firmowe, a także minimalizować ryzyko biznesowe.
Właściwa weryfikacja kontrahenta to jeden z podstawowych sposobów na minimalizację ryzyka biznesowego. Obecnie jest szczególnie istotna w przypadku firm z Ukrainy. Wojna w tym kraju spowodowała, że zadłużenie tamtejszych podmiotów wciąż rośnie. Sprawdź, jak zweryfikować ukraińskie przedsiębiorstwo.
Choć ukraińscy przedsiębiorcy nie mają w ostatnim czasie łatwo, Ty także musisz chronić swój biznes. Możliwość trafienia na niewypłacalnego kontrahenta to niejedyne ryzyko związane ze współpracą z ukraińskimi firmami.
W strukturach tamtejszych przedsiębiorstw znajdują się często podmioty z Rosji i Białorusi. Trudno to wykryć, a w ramach sankcji wojennych obrót towarów i usług z rosyjskimi i białoruskimi firmami jest w Polsce w pewnym zakresie zakazany. Za złamanie obostrzeń grozi dotkliwa kara finansowa, dlatego warto przeprowadzić szczegółową analizę potencjalnego partnera przed nawiązaniem z nim współpracy. Jak to zrobić?
Po pierwsze musisz dowiedzieć się, czy firma ta rzeczywiście istnieje, po drugie – czy jest wypłacalna oraz jak wyglądają jej struktury organizacyjne. Pierwszy etap jesteś w stanie przeprowadzić samodzielnie. Drugi warto zlecić firmie, która odpłatnie prześwietli wybrane przedsiębiorstwo i zweryfikuje dla Ciebie jego sytuację gospodarczą.
Pierwszym krokiem do weryfikacji ukraińskiej firmy jest odnalezienie jej w odpowiedniku polskiego KRS: Rejestrze Ministerstwa Sprawiedliwości Ukrainy. Potrzebujesz jedynie numeru identyfikacyjnego, czyli tzw. kodu ЄДРПОУ.
Dostęp do bazy jest bezpłatny i możliwy dla wszystkich zainteresowanych.
Choć Rejestr prowadzony jest po ukraińsku, to – korzystając z internetowego translatora – nie powinieneś mieć problemów z poruszaniem się w nim.
Znajdziesz tam takie dane jak:
Jeśli upewniłeś się, że ukraińska firma faktycznie istnieje, zweryfikuj teraz jej sytuację gospodarczą i ewentualne długi. Możesz spróbować zrobić to we własnym zakresie. Jak? Oto kilka sposobów:
Działania te mogą być trudne i czasochłonne. Dobrym pomysłem jest więc zlecenie ich zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w weryfikacji zagranicznych podmiotów. Choć to usługa odpłatna, zyskasz czas i pewność, że uzyskane informacje są kompletne i zgodne z prawdą.
Weryfikacja potencjalnych partnerów biznesowych jest kluczowym elementem minimalizacji ryzyka zadłużenia Twojej firmy. Przedsiębiorstwo tonące w długach lub znajdujące się w stanie upadłości jest niepewnym kontrahentem. Dzięki wiedzy na temat jego sytuacji biznesowej będziesz w stanie podjąć świadomą decyzję o podjęciu współpracy lub rezygnacji z niej.
Dotyczy to zarówno firm zagranicznych, np. z Ukrainy, jak i polskich. Rodzime przedsiębiorstwa najlepiej weryfikować poprzez sprawdzone narzędzia, takie jak Temida. Dzięki niej zyskujesz stałą kontrolę kontrahentów, na bieżąco sprawdzasz firmy, weryfikujesz długi. Temida pozwala na przewidywanie zdarzeń poprzez ocenę ryzyka zadłużenia, dane na temat niewypłacalności, ilość wierzytelności czy informacje o ryzyku upadłości.
Wezwanie do zapłaty to forma wpłynięcia na zadłużonego klienta, która jest niezbędna do przeprowadzenia skutecznej windykacji. Przeczytaj, jakie są rodzaje wezwań do zapłaty oraz jak je poprawnie sporządzić.
Wezwanie do zapłaty to oficjalny dokument, który wierzyciel wysyła do dłużnika w sytuacji zaistnienia zaległości finansowych. Jego celem jest polubowne uzyskanie należnej zapłaty za produkt czy wykonaną usługę.
To także podstawa dalszego dochodzenia roszczeń – dopiero po wysyłce można wystąpić na drogę sądową. Wezwanie do zapłaty stanowi bowiem dowód próby polubownego rozwiązania sporu, który jest prawnie wymagany przed oddaniem sprawy do sądu.
Wezwanie do zapłaty można wysłać już pierwszego dnia po upływie terminu płatności, jednak w praktyce sporządzenie oficjalnego pisma poprzedza się często wiadomością przypominającą, np. e-mailową czy telefoniczną.
Zanim wierzyciel skieruje sprawę do sądu, najczęściej dostarcza dłużnikowi kilka wezwań do zapłaty. W procesie windykacji stosuje się:
Nie ma ściśle określonych zasad, które narzucają, co zamieścić w przedsądowym wezwaniu do zapłaty. Przyjmuje się jednak, że powinno ono zawierać:
Wezwanie do zapłaty najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie takie będzie dowodem w przypadku ewentualnego skierowania sprawy na drogę sądową.
Jeśli Twój kontrahent ma wobec Ciebie dług, zacznij od sporządzenia wezwania do zapłaty. Jeśli jednak chcesz tego uniknąć, bądź czujny już krok wcześniej – przeprowadź skuteczną weryfikację firmy.
W tym celu skorzystaj z systemu Temida, który jeszcze przed rozpoczęciem współpracy wskaże Ci firmy z zaległościami finansowymi lub w upadłości. Tym samym dowiesz się, na których potencjalnych partnerów powinieneś uważać, by uniknąć problemów z przeterminowanymi fakturami.
